Annexe A – Principes d’ombudsman

Les principes de l’ombudsman classique ont été développés, étudiés et mis à l’épreuve depuis l’apparition du concept, au 19e siècle. Ces principes se chevauchent et ont parfois des noms différents dans la littérature universitaire, mais le raisonnement sous-jacent et les composantes demeurent constants. Il est important que ces principes soient intégrés dans la législation encadrant un ombudsman et qu’ils soient rigoureusement appliqués dans la pratique. Sans ces principes fondamentaux, la crédibilité et l’efficacité opérationnelle de l’ombudsman sont en jeu.

Voici les principes de l’ombudsman :

  •           INDÉPENDANCE
  •           IMPARTIALITÉ
  •           ÉQUITÉ
  •           CONFIDENTIALITÉ

INDÉPENDANCE FACE À L'ORGANISATION FAISANT L'OBJET D'UNE SURVEILLANCE

D’après le modèle d’ombudsman classique, le principe d’indépendance comprend les caractéristiques suivantes :

  • Mandat inscrit dans la loi
  • Indépendance face aux pouvoirs politiques et administratifs sous surveillance
  • Poste à salaire fixe
  • Immunité contre les poursuites
  • Financement approprié
  • Contrôle des communications
  • Contrôle de la dotation et de l’administration

L’indépendance face à l’organisation que l’ombudsman surveille doit être inscrite dans la loi. Sinon, l’ombudsman risque des répercussions, notamment la fermeture de son bureau, en cas d’examen ou de recommandation défavorable à l’organisation. L’ombudsman doit, dans les faits et en apparence, être libre de faire des examens et des recommandations et pouvoir prendre des décisions sans être entravé par l’organisation qu’il surveille.

La perception d’indépendance aux yeux des commettants et du public est un autre point crucial. Pour être crédible, l’ombudsman ne doit pas être perçu comme un prolongement ou un subordonné de l’organisation qu’il a le mandat surveiller.

De façon similaire à l’indépendance judiciaire, la nomination pour une période définie et un salaire suffisant sont essentiels à l’indépendance de l’ombudsman. Un office à durée déterminée protège l’ombudsman et ses décisions contre les conséquences possibles d’un mécontentement politique. Une rémunération suffisante garantit que les décisions ne sont pas en apparence influencées par des incitatifs financiers.

Une autre caractéristique standard du modèle d’ombudsman classique est l’immunité contre les poursuites pour des gestes posés de bonne foi dans le cadre des fonctions établies dans le mandat. Ce type de protection permet à l’ombudsman et à son personnel de s’acquitter de leurs fonctions normales sans craindre de mesures disciplinaires ou autres. Ainsi, la législation comprend habituellement une clause particulière donnant l’immunité contre les plaintes pour diffamation concernant une communication publique, pourvu que les déclarations soient appropriées et faites dans le cadre des fonctions de l’ombudsman.

La responsabilité de l’ombudsman à l’égard de ses propres communications et relations avec les médias est une autre partie essentielle du coffre à outils de l’ombudsman. L’ombudsman doit être libre de publier de façon autonome ses constatations et recommandations et de diffuser celles-ci dans les médias quand il est dans l’intérêt public de le faire. Cela concerne directement la crédibilité et l’efficacité de l’ombudsman.

Un financement approprié et le contrôle administratif sont aussi des marques d’indépendance pour un bureau d’ombudsman. Une absence de contrôle administratif et budgétaire peut avoir une incidence sur les décisions opérationnelles cruciales. Aucune indépendance véritable n’est possible lorsqu’une organisation sujette à un examen tient les cordons de la bourse du bureau qui a le mandat de l’examiner.

IMPARTIALITÉ DANS TOUS LES ÉCHANGES AVEC TOUTE PERSONNE

D’après le modèle d’ombudsman classique, le concept d’impartialité comprend les caractéristiques suivantes :

  • Impartialité réelle et perçue
  • Enquêtes fondées sur des preuves
  • Processus de nomination juste
  • Titulaire non partisan

L’ombudsman doit exécuter son mandat de façon à assurer l’impartialité de ses enquêtes et décisions. Les enquêtes sont fondées sur des faits et sont menées sans que le résultat soit prévu, sans qu’un point de vue particulier soit défendu et sans que des préférences organisationnelles ou la partisanerie politique aient une influence.

L’ombudsman est impartial – il ne défend ni le plaignant ni l’organisation sous surveillance. L’ombudsman doit recueillir et considérer tous les faits de façon objective et permettre à toutes les parties de présenter des preuves et de répondre aux preuves présentées avant la présentation des conclusions et recommandations. La crédibilité et l’acceptation des recommandations dépendent de la conviction des intervenants que les constatations de l’ombudsman sont faites sans parti pris réel ou perçu.

 Le processus du choix d’un ombudsman est aussi, de façon générale, inclus dans la législation, car la personne nommée doit avoir la confiance de tous les intervenants. L’élément crucial est que le processus de nomination doit tenir compte des compétences de la personne, par opposition à ses vues ou affiliations politiques.

ÉQUITÉ DU PROCESSUS D’EXAMEN SELON LES RÈGLES DE JUSTICE NATURELLE

D’après le modèle d’ombudsman classique, le concept d’équité comprend les caractéristiques suivantes :

  • Processus qui respectent les règles d’équité procédurale et de justice naturelle
  • Accès direct et libre pour les commettants
  • Champs de compétence définis
  • Possibilité de lancer une enquête sans qu’il y ait eu plainte
  • Coopération de l’organisation sujette aux enquêtes
  • Accès aux registres et aux lieux
  • Pouvoir de contraindre les témoins
  • Constatations non révisables
  • Pouvoir de faire des recommandations, sans pouvoir de rendre des ordonnances
  • Pouvoir de produire des rapports (communications)

Le principe d’équité est un but opérationnel global qui touche tous les aspects du travail d’ombudsman. L’ombudsman doit exécuter son mandat en s’assurant que ses enquêtes et processus d’examen sont crédibles, respectent les règles d’équité procédurale et sont accessibles à tous.

Pour être crédible, le processus d’enquête de l’ombudsman doit respecter les règles d’équité procédurale et de justice naturelle qui ont été développées par les systèmes judiciaires. Cela comprend un décideur impartial qui, avant de faire des constatations et recommandations, tient compte de l’ensemble des preuves et permet à toutes les parties de présenter des preuves et de répondre aux preuves présentées.

La majeure partie du travail de l’ombudsman a lieu de façon informelle et les problèmes sont souvent résolus grâce à une diplomatie discrète, en dehors de la place publique. Toutefois, la coopération de l’organisation sujette à un examen n’est pas toujours acquise. En conséquence, la législation sur l’ombudsman donne à celui-ci les pouvoirs requis pour mener à bien ses enquêtes et décourager l’obstruction. Ces pouvoirs comprennent habituellement la capacité d’accéder aux renseignements que détient l’organisation, que ce soit l’accès aux documents, aux personnes ou aux lieux. Il est pratique courante de prévoir des mesures disciplinaires en cas de refus de coopérer avec l’ombudsman ou d’obstruction à ses travaux. Règle générale, la législation sur l’ombudsman lui donne aussi le pouvoir d’assigner à comparaître et de contraindre des témoins. Que ces pouvoirs soient utilisés ou non est moins important que le fait qu’ils incitent grandement à la coopération.

Un ombudsman a pour première approche de résoudre les plaintes de façon informelle et au plus bas niveau possible de l’administration. Il peut cependant acheminer une plainte au niveau supérieur de l’organisation si on ignore ses recommandations ou qu’on y réagit de façon insuffisante aux niveaux inférieurs. L’ombudsman peut aussi rendre publiques ses constatations et recommandations, s’il est dans l’intérêt public de le faire.

Le modèle d’ombudsman classique ne prévoit aucun pouvoir de rendre des ordonnances. Habituellement, les bureaux d’ombudsman peuvent uniquement faire des recommandations à partir des constatations de leurs enquêtes. Ils ne peuvent pas ordonner de mesures correctrices. Cependant, l’ombudsman des plaintes liées au service dans les forces armées du Royaume-Uni s’est vu octroyer le pouvoir d’annuler des décisions prises par la chaîne de commandement sur certains sujets1.

 Il est aussi entendu que le concept d’équité signifie l’accès gratuit et égal pour tous les commettants. En conséquence, l’ombudsman peut recourir à des programmes d’information et à d’autres moyens pour renseigner ses commettants sur son existence et les services offerts. Pour que l’accès à l’ombudsman ne soit pas restreint, l’ombudsman doit pouvoir communiquer librement avec ses commettants

CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS SUR LES COMMETTANTS

D’après le modèle d’ombudsman classique, le concept de confidentialité comprend les caractéristiques suivantes :

  • Les enquêtes sont menées en privé
  • L’information demeure confidentielle
  • La confidentialité atténue les craintes de représailles
  • L’ombudsman et son personnel ne peuvent être contraints de témoigner

Un ombudsman doit s’assurer que l’information sur ses commettants demeure confidentielle. Le respect du principe de confidentialité est essentiel pour conserver la confiance des commettants. Plus particulièrement, les plaignants individuels doivent être convaincus qu’ils peuvent porter les problèmes de mauvaise gestion à l’attention de l’ombudsman sans craindre de représailles.

Règle générale, la législation sur l’ombudsman prévoit une protection pour l’ombudsman en poste et son personnel, afin qu’ils ne puissent être contraints de témoigner dans des affaires dont ils ont pris connaissance dans l’exécution de leurs fonctions. Il s’agit d’un élément important du principe de confidentialité qui vise à protéger l’information échangée en privé entre l’ombudsman et un commettant.


  1. Royaume-Uni, Service Complaints Ombudsman for the Armed Forces, Nicola Williams appointed as service complaints ombudsman with significant new powers, par James Gondelle, Londres, 2016; Royaume-Uni, Ministry of Defence, Redress of Individual Grievances: Service Complaints part 1: directives, np : 2016.

 


 

Un chemin vers l’avenir Annexe B - Ajout proposé aux directives et ordonnances administratives de la défense Annexe C - Documents existants sur les pouvoirs de nomination Annexe D - Matrice financière proposée Annexe E - 0. Page de signature Annexe E - 1.1. Page de couverture pour relations de travail, droits de la personne et activités politiques Annexe E - 1.2. Instrument de délégation des pouvoirs en matière de relations de travail, de droits de la personne et d’activités politiques Annexe E - 2.1. Page de couverture pour gestion des cadres supérieurs Annexe E - 2.2. Instrument de délégation des pouvoirs de gestion des cadres Annexe E - 3.1. Page de couverture pour griefs de classification Annexe E - 3.2. Instrument de délégation des pouvoirs en matière de classification Annexe E - 4. Instrument de délégation de pouvoirs en matière de rémunération et avantages sociaux Annexe E - 5. Instrument de délégation des pouvoirs en matière de rendement, d’apprentissage, de perfectionnement et de reconnaissance des employés Annexe E - 6.1. Page de couverture pour stratégie de dotation Annexe E - 6.2. Modifications à l’instrument de délégation des pouvoirs en matière de dotation Annexe E - 7. Instrument de délégation des pouvoirs en matière de réaménagement des effectifs Annexe F - Désignations antérieures pour le dernier palier de grief et les droits de la personne Annexe G - Ordonnance de délégation de pouvoirs proposée à l’égard de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels Annexe H - Réponse du ministre de la Défense nationale
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